Questa procedura descrive come segnalare violazioni di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e come le segnalazioni vengono gestite. Ogni organizzazione che utilizza SegnalaChi adotta il proprio atto organizzativo, che può integrare o precisare quanto indicato qui: in caso di differenze prevale la procedura pubblicata nella pagina di segnalazione dell'organizzazione.
1. Riferimenti normativi e scopo
La procedura attua il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937, e tiene conto delle Linee guida ANAC (delibera n. 311/2023, come modificata dalla delibera n. 479/2025, e Linee guida n. 1/2025 sui canali interni, delibera n. 478/2025).
Il suo scopo è favorire l'emersione degli illeciti, indicando in modo chiaro come segnalare, e rimuovere i timori di ritorsioni o discriminazioni che potrebbero scoraggiare chi segnala.
2. Chi può segnalare
Possono segnalare dipendenti, lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti, volontari e tirocinanti, azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto. La segnalazione è possibile anche prima dell'inizio del rapporto, durante il periodo di prova e dopo la sua conclusione, se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto.
3. Cosa si può segnalare
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'organizzazione, tra cui illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 e violazioni del modello 231, illeciti nei settori regolati dal diritto dell'Unione europea e atti che ledono gli interessi finanziari o il mercato interno dell'Unione. Possono essere segnalati anche fondati sospetti di violazioni non ancora commesse e condotte volte a occultarle.
Non sono oggetto di questa procedura le contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale che riguardano esclusivamente il proprio rapporto di lavoro o i rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.
4. Contenuto della segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata, per permettere le verifiche: descrizione dei fatti, tempo e luogo in cui si sono verificati, persone coinvolte ed eventuali documenti a supporto. Chi segnala deve avere fondato motivo di ritenere vere le informazioni al momento della segnalazione.
Le segnalazioni anonime, se circostanziate, vengono registrate e trattate secondo quanto previsto dall'atto organizzativo dell'organizzazione. Se il segnalante anonimo viene in seguito identificato e subisce ritorsioni, beneficia delle tutele previste dal decreto.
5. Come segnalare: il canale interno
La segnalazione si effettua tramite la pagina di segnalazione SegnalaChi dell'organizzazione:
- in forma scritta, compilando il modulo con categoria, oggetto, descrizione ed eventuale allegato;
- in forma orale, registrando un messaggio vocale: la voce viene alterata prima del salvataggio;
- su richiesta del segnalante, con un incontro diretto con il gestore, fissato entro un termine ragionevole.
Al termine dell'invio il segnalante riceve un codice univoco con cui verificare lo stato della segnalazione e dialogare con il gestore. Il codice va conservato con cura: senza di esso non è possibile accedere nuovamente alla segnalazione. Indicare un indirizzo email è facoltativo e serve solo a ricevere gli aggiornamenti.
6. Il gestore delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute e gestite dal soggetto individuato dall'organizzazione: una persona o un ufficio interno autonomo e specificamente formato, oppure un soggetto esterno con le stesse caratteristiche. In caso di conflitto di interessi o di assenza del gestore, la segnalazione è trattata dal sostituto indicato nell'atto organizzativo.
7. Gestione e termini
- Entro 7 giorni dalla ricezione il gestore rilascia al segnalante l'avviso di ricevimento.
- Il gestore verifica che la segnalazione rientri nell'ambito della procedura, mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può chiedere integrazioni.
- Svolge le verifiche necessarie, anche con il supporto di altre funzioni, senza rivelare l'identità del segnalante.
- Entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento (o, in mancanza, dalla scadenza dei 7 giorni) fornisce al segnalante un riscontro sul seguito dato alla segnalazione.
- Al termine chiude la segnalazione, motivando l'archiviazione o trasmettendo gli esiti agli organi competenti per i provvedimenti del caso.
8. Riservatezza e trattamento dei dati
L'identità del segnalante e ogni informazione da cui possa essere dedotta non sono rivelate, senza il suo consenso espresso, a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione. La stessa riservatezza è garantita alla persona coinvolta e alle persone menzionate nella segnalazione. Nel procedimento disciplinare, se la contestazione si fonda sulla segnalazione e conoscere l'identità è indispensabile per la difesa, la segnalazione è utilizzabile solo con il consenso del segnalante.
La piattaforma conserva cifrati, con l'algoritmo XChaCha20-Poly1305 e una chiave custodita separatamente dal database, i contenuti delle segnalazioni, l'identità del segnalante, i messaggi, le note dei gestori, gli allegati e le registrazioni vocali. Rimuove i metadati dai file caricati, altera la voce nelle registrazioni e registra le operazioni compiute dai gestori.
I dati personali sono trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e del d.lgs. 196/2003; i dati manifestamente non utili alla gestione della segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, vengono cancellati.
9. Tutele contro le ritorsioni
È vietata ogni forma di ritorsione nei confronti di chi segnala in buona fede, dei facilitatori, delle persone dello stesso contesto lavorativo legate al segnalante e degli enti di sua proprietà. Gli atti ritorsivi sono nulli. Le ritorsioni subite possono essere comunicate ad ANAC.
Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per diffamazione o calunnia, o la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave.
10. Conservazione
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al loro trattamento e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura.
11. Canale esterno, divulgazione pubblica e denuncia
Il segnalante può rivolgersi al canale esterno gestito da ANAC se il canale interno non è attivo o non è conforme, se la segnalazione interna non ha avuto seguito, se ha fondati motivi di ritenere che non avrebbe seguito o che lo esporrebbe a ritorsioni, o se la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Restano ferme, alle condizioni previste dal decreto, la divulgazione pubblica e la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
12. Sanzioni
La violazione delle regole di questa procedura, comprese le ritorsioni e la violazione della riservatezza, può comportare sanzioni disciplinari, oltre alle sanzioni amministrative applicate da ANAC (da 10.000 a 50.000 €). Le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate possono a loro volta comportare responsabilità per il segnalante.
Approfondisci gli obblighi nella guida al D.Lgs. 24/2023 o consulta le domande frequenti.