Funzionalità del software Whistleblowing SegnalaChi
Un canale di segnalazione interno pronto all'uso, conforme al D.Lgs. 24/2023: semplice per chi segnala, completo per chi gestisce.
Video demo di SegnalaChi: una segnalazione dall'invio al riscontro
In meno di due minuti, il percorso completo di una segnalazione: dalla pagina whistleblowing dell'azienda alla console del gestore, fino al riscontro letto dal segnalante con il suo codice.
Il video è senza audio. Ecco cosa mostra, passo per passo:
- [01] Chi segnala apre la pagina whistleblowing della propria azienda.
- [02] Compila la segnalazione senza registrarsi, anche in forma anonima.
- [03] Allega documenti e foto, o registra un messaggio vocale con la voce alterata.
- [04] Riceve un codice per seguire la segnalazione e dialogare con il gestore.
- [05] Il gestore trova la nuova segnalazione in dashboard, con le scadenze del D.Lgs. 24/2023.
- [06] Dall'elenco apre la segnalazione: percorso, scadenze e allegati sempre in vista.
- [07] Invia l'avviso di ricevimento entro 7 giorni, con un clic.
- [08] Dialoga con chi ha segnalato nella chat riservata.
- [09] Annota l'istruttoria nel diario, visibile solo ai gestori.
- [10] Chiude la segnalazione con il riscontro, entro 3 mesi.
- [11] Con il codice, chi ha segnalato verifica lo stato e legge il riscontro.
Per chi segnala
Il segnalante accede alla pagina dedicata della tua organizzazione da pc, smartphone o tablet, senza registrazione e senza installare nulla.
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Segnalazione guidata in pochi passi
Il modulo chiede la categoria, l'oggetto e la descrizione dei fatti. Le categorie disponibili sono 18:
- Abuso d'ufficio
- Abuso di potere
- Altro
- Comportamento inaccettabile
- Conflitto di interessi
- Corruzione
- Diritti e tutele individuali
- Frode
- Frode negli appalti
- Legge sui revisori dei conti
- Legge sulla concorrenza
- Protezione dei bambini
- Riciclaggio
- Sfruttamento, abuso o molestie sessuali
- Terrorismo
- Salute e sicurezza sul lavoro
- Discriminazione di genere
- Non inclusività
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Allegati e segnalazioni vocali
Alla segnalazione si può allegare un file (documenti, immagini, audio o video), dal quale vengono rimossi automaticamente i metadati. In alternativa, o in aggiunta, il segnalante può registrare un messaggio vocale direttamente dal browser: la voce viene alterata prima del salvataggio per non essere riconoscibile.
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Codice segnalazione e verifica dello stato
Al termine dell'invio il segnalante riceve un codice univoco. Con quel codice può verificare in ogni momento se la segnalazione è stata presa in carico, se ci sono nuovi messaggi del gestore o se è stata chiusa. Se lo desidera può indicare un'email, usata solo per ricevere gli aggiornamenti.
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Chat riservata con il gestore
Segnalante e gestore possono scambiarsi messaggi e allegati per approfondire i fatti, senza che il segnalante debba rivelare chi è.
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Identità solo se necessaria
Se per gestire la segnalazione serve conoscere l'identità del segnalante, il gestore può richiederla: il segnalante decide se fornire nome e cognome oppure restare anonimo.
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In italiano, inglese e tedesco
La pagina di segnalazione è disponibile in tre lingue, utile per organizzazioni con personale, collaboratori o fornitori stranieri.
Per chi gestisce le segnalazioni
Il gestore delle segnalazioni, che può essere una persona o un ufficio interno oppure un soggetto esterno, lavora da un'area riservata accessibile solo agli utenti abilitati.
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[01]
Dashboard con le scadenze di legge
La dashboard mostra le segnalazioni nuove, viste e in chat e, per ognuna, quanti giorni mancano alla conferma di ricezione (7 giorni) e al riscontro (3 mesi), evidenziando quelle scadute.
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Flusso di lavoro completo
Ogni segnalazione attraversa gli stati Nuova, Aperta, In chat e Chiusa. Con un clic il gestore conferma al segnalante la presa visione, risponde in chat, richiede ulteriori informazioni o l'identità e chiude la segnalazione.
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Assegnazione, ruoli e note private
Le segnalazioni possono essere assegnate a operatori interni, che vedono solo quelle di loro competenza, o seguite da operatori esterni come consulenti e Organismi di Vigilanza. Ogni segnalazione ha uno spazio di note private visibile solo ai gestori.
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Registro delle operazioni ed esportazioni
Le operazioni svolte su ogni segnalazione sono registrate con utente, data e ora e si possono filtrare ed esportare, insieme ai dati della segnalazione, alla chat e alle note.
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Avvisi via email
Una o più caselle ricevono un avviso per ogni nuova segnalazione, per i nuovi messaggi del segnalante e quando l'identità viene fornita. Oggetto, descrizione e testo dei messaggi non vengono mai inviati via email: si leggono solo nella piattaforma.
Per la tua organizzazione
La pagina di segnalazione si presenta con il tuo marchio e si adatta a chi gestisce più società.
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Il tuo dominio e il tuo logo
La pagina di segnalazione può essere pubblicata su un sottodominio di segnalachi.it o su un dominio aziendale, ad esempio whistleblowing.tuaazienda.it, con certificato SSL. Logo, favicon e immagine di sfondo sono personalizzabili.
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Documenti e informative
Nella pagina di segnalazione si possono pubblicare la procedura whistleblowing e l'informativa privacy dell'organizzazione, anche in versioni diverse per lingua, insieme a un testo introduttivo personalizzato.
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Gruppi e più società
Lo stesso utente può gestire le segnalazioni di più organizzazioni, ognuna con la propria pagina, i propri utenti e le proprie impostazioni.
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Email dal tuo server
Le notifiche possono essere inviate dal servizio di SegnalaChi oppure dal server di posta della tua organizzazione.
Riservatezza by design
Ogni scelta tecnica protegge l'identità di chi segnala e il contenuto delle segnalazioni.
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Dati e allegati cifrati
Oggetto, descrizione, identità del segnalante, messaggi e note sono cifrati nel database (XChaCha20-Poly1305); allegati e registrazioni sono cifrati su disco e scaricabili solo da chi ha accesso alla segnalazione, con traccia nel registro.
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Anonimato di default
Il segnalante non deve registrarsi né fornire dati personali. Nella console il gestore vede solo se è stata indicata un'email per gli aggiornamenti, non l'indirizzo.
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[03]
Metadati rimossi dagli allegati
Da ogni file allegato alla segnalazione o alla chat vengono eliminati automaticamente i metadati (autore, dispositivo, posizione) che potrebbero rivelare l'identità del segnalante.
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[04]
Voce alterata
Le registrazioni vocali vengono convertite e alterate nel tono prima del salvataggio, così la voce del segnalante non è riconoscibile.
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[05]
Notifiche senza contenuti
Le email di avviso ai gestori riportano solo data e ora della nuova segnalazione: oggetto e descrizione restano nella piattaforma.
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[06]
Accessi per ruolo
Amministratori, operatori interni e operatori esterni vedono solo ciò che spetta loro: un operatore interno accede esclusivamente alle segnalazioni che gli sono state assegnate.
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[07]
Registro delle operazioni
Ogni azione rilevante (apertura, conferma di visione, assegnazione, messaggi, richiesta di identità, download degli allegati, chiusura) viene registrata con utente e orario ed è esportabile.
Infrastruttura, sicurezza e certificazioni
Le risposte alle domande più frequenti dei questionari fornitori e delle valutazioni d'impatto (DPIA).
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Server in Italia
La piattaforma è ospitata nel datacenter Aruba di Ponte San Pietro (Bergamo). I dati non vengono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo e le email di notifica non passano da provider esterni.
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Backup cifrati in due sedi
Backup giornalieri cifrati, conservati per 7 giorni in due sedi distinte in Italia: i datacenter Aruba di Bergamo e di Roma. Le procedure di ripristino sono testate periodicamente.
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Penetration test annuale
Ogni anno la piattaforma è sottoposta a un penetration test, oltre a una scansione automatica delle vulnerabilità, aggiornamenti continui, monitoraggio H24 e sistemi IDS/IPS.
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Livelli di servizio garantiti
Lo SLA prevede una disponibilità del 99,50% su base annua. In caso di disastro il servizio viene ripristinato entro 1 ora (RTO), con una perdita massima di 24 ore di dati (RPO).
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Autenticazione a due fattori
Gli utenti della console accedono con credenziali personali e possono proteggerle con un secondo fattore; gli accessi e le operazioni sono tracciati.
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Certificazioni ISO 9001 e ISO/IEC 27001
One AM, che sviluppa e gestisce SegnalaChi, è certificata ISO 9001 per la qualità e ISO/IEC 27001 per la sicurezza delle informazioni.
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[07]
Responsabile del trattamento
One AM opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, con nomina dedicata ed elenco dei sub-responsabili su richiesta, e comunica eventuali violazioni dei dati entro 48 ore.
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Dati restituiti alla fine del servizio
Alla cessazione puoi scaricare i dati entro i termini concordati; poi vengono cancellati in modo sicuro dai sistemi di produzione e dai backup.
Attivazione e prezzi
SegnalaChi costa 49 € + IVA al mese, fatturati annualmente (588 € + IVA), per qualsiasi numero di dipendenti. Il canone comprende attivazione, formazione, assistenza, aggiornamenti e manutenzione. Puoi provarlo gratuitamente per 7 giorni.
Per i gruppi con più ragioni sociali prepariamo offerte dedicate: ogni società ha la propria pagina di segnalazione e gli stessi gestori possono seguirle tutte da un unico accesso.
L'attivazione richiede pochi minuti: ci servono l'indirizzo del tuo sito e il nome e l'email di chi gestirà le segnalazioni. La pagina usata per la prova diventa quella definitiva.
Vuoi sapere quali obblighi prevede la legge? Leggi la guida al D.Lgs. 24/2023 o consulta le domande frequenti.
Prova SegnalaChi gratis per 7 giorni
Da 49 € + IVA al mese, fatturati annualmente, per qualsiasi numero di dipendenti e senza costi di attivazione. Ti ricontattiamo entro 24 ore.